Оцифровка бизнеса: что это, кому она нужна и как ее сделать?

Многие предприниматели ведут бизнес, не анализируя финансовые показатели. Это приводит к убыткам или недополученной прибыли. Чтобы быть в курсе дел предприятия, нужно иметь возможность наглядно увидеть все статьи расходов, размер оборота, выручки и различных видов прибыли. Расскажем, что такое оцифровка бизнеса и как она поможет зарабатывать больше на маркетплейсах.

Оцифровка — это перевод всех бизнес-процессов на прозрачный язык цифр в электронный формат. Она позволяет селлеру видеть, какие товары приносят больше прибыли, а какие формируют убытки. Данные в цифре в любой момент позволяют вывести финансовые результаты работы на Ozon или Wildberries.

Оцифровать бизнес на маркетплейсах стоит для решения таких задач:

• Уменьшение количества ошибок. Программы для работы с маркетплейсами устроены так, что не дадут выполнить следующий шаг, пока не будет исправлена ошибка на предыдущем;
• Снижение трудозатрат. Селлеры освобождаются от многих рутинных действий — их делают программы. Время можно потратить на стратегическое планирование;
• Ускорение обработки заказов. Удобно следить за товарами на нескольких площадках, не нужно заходить отдельно в каждый личный кабинет;
• Анализ показателей бизнеса. Есть программы, позволяющие вести бухгалтерский, управленческий и финансовый учёт в едином личном кабинете.

Благодаря оцифровке можно в пару кликов сравнить прибыль на разных маркетплейсах понять, каким направлениям нужно уделить больше внимания. Единая система хранения информации в структурированном виде позволяет сотрудникам получать доступ к сведениям, которые им нужны. Разграничение прав позволяет скрывать данные для отдельных групп, а владелец бизнеса имеет доступ ко всей информации.

В первую очередь стоит оцифровать финансовый учёт. Это позволит уйти от интуитивного принятия решений, которое обычно не даёт хороших результатов. Эффективны действия, основанные на расчётах, а чтобы их производить, нужно иметь перед глазами финансовые показатели за любой период времени. Другие направления, которые стоит оцифровать:

• Маркетинг. Данные по поведению пользователей позволяют выявить эффективные и слабые каналы привлечения, понять, какие направления стоит развивать;
• Деятельность сотрудников. Благодаря оцифровке видно, насколько хорошо трудится каждый работник, у кого какая зона ответственности, кто эффективен, а кого лучше заменить;
• Операционная работа. Цифровизация ускоряет процесс продажи за счёт применения электронного документооборота, электронной подписи, автоматической подготовки документации.

Программы находят узкие места в производственном процессе и помогают их устранить. Так предприятие избавляется от простоев, оптимизирует работу с заказами, поддерживает необходимое количество продукции. Селлерам оцифровка даёт возможность быстрее обрабатывать заказы и сосредоточиться на развитии бизнеса.

Отсутствие оцифровки ведёт к снижению эффективности бизнеса, потере конкурентоспособности и ухудшению всех финансовых показателей. Руководитель может заметить, что дела идут плохо, когда будет уже поздно.
Конкуренты, которые успели оцифровать процессы раньше, будут обрабатывать заказы быстрее и лучше, их предложения будут максимально соответствовать рынку. Предприниматель, предпочитающий работать без автоматизации, начнёт терять клиентов и не будет понимать, почему это происходит.

В некоторых случаях можно обойтись традиционной бухгалтерией без детального анализа показателей. Так, индивидуальный предприниматель без работников, который самостоятельно оказывает одну услугу или продаёт единственный товар, может обойтись без перевода в цифровую среду. Важность перехода к цифровому формату определяется такими факторами:

• ниша бизнеса;
• величина ассортиментного ряда;
• продолжительность цикла сделки;
• каналы привлечения клиентов;
• количество сотрудников;
• потребность в автоматизации;
• соотношение расходов на цифровизацию и выгод, которые она принесёт.

Без оцифровки можно обойтись, если предприниматель или самозанятый ведёт бизнес самостоятельно, совершает небольшое количество денежных переводов в месяц и имеет малые обороты. Он может вручную посчитать чистую прибыль и остальные показатели. Если сотрудников от 2-4 человек, уже пора задуматься о переводе в цифровую среду. При количестве контрагентов более 10 это становится необходимостью.

Весь процесс оцифровки условно можно разделить на несколько этапов. Первый — подготовительный, он включает сбор всех цифровых показателей в виде отчётов. Следующие действия:

• комплексный анализ компании, выявление слабых и сильных мест;
• постановка бизнес-целей, с учётом которых подбираются решения;
• разработка программных продуктов или выбор из тех, что предлагает рынок;
• внедрение, инструктаж и обучение сотрудников.

Для решения задач крупной компании может потребоваться индивидуальное программное обеспечение, а мелким селлерам для торговли на маркетплейсах хватит готовых решений.

Когда предприниматель обрабатывает часть данных и в электронном формате, а часть — на бумаге, это частичная оцифровка. Так, для ускорения обработки заказов можно ввести ЭЦП, но не переходить полностью на электронный документооборот.

Такая модель подходит микробизнесу, который в ближайшее время не планирует расширяться. Плюс подхода в том, что можно поэтапно оцифровывать участки бизнеса один за другим, не затрачивая то количество ресурсов, которое требуется для глобального внедрения.